Yazı İşleri ve Kararlar Dairesi BaşkanlığıGörev ve Sorumlulukları

Görev ve Sorumlulukları

  1. Belediye Meclisinin aylık toplantılarında görüşülmek üzere, Belediye birimleri bağlı kuruluşlar veya ilçe ve ilk kademe belediye başkanlıklarından gönderilen ve Başkan tarafından meclise havalesi yapılan teklif yazılarının düzenlenerek meclis gündeminin oluşturulmasını sağlamak.
  2. Meclis toplantı gündeminin yasal suresi içerisinde üyelere ulaştırılmasını ( elektronik ortamda, gerektiğinde elden kendilerine veya kendilerine ulaştırılmak üzere bağlı oldukları belediyeye zimmetle teslim edilebilir.) sağlamak. 
  3. Meclisten komisyonlara gönderilen konuların komisyonlardaki seyrinin takip edilerek hazırlanan raporun meclise sunulmasının sağlamak. 
  4. Komisyonlarda görüşülerek hazırlanan komisyon raporunun yazdırılması, çoğaltılması ve meclis üyelerine zamanında dağıtılmasını sağlamak. 
  5. Mecliste sözlü olarak geçen görüşmelerin ses kayıt cihazlarıyla kayda alınmasını sağlamak.
  6. Meclis kararlarının tutanaklara uygun olarak yazılıp, kontrol edilerek Meclis Başkanı ve meclis divan katiplerine imzalatılmasını sağlamak, 
  7. Meclis kararlarının yasal suresi içerisinde Valiliğe gönderilmesi. Valilik onayı gereken kararların onaylandıktan sonra birimine gönderilmesini sağlamak. 
  8. Belediye Meclisinin çalışmalarında Belediye Meclisi Çalışma Yönetmeliği başta olmak üzere, diğer mevzuatın takip ve uygulanmasını sağlamak. 
  9. Meclis üyeleri tarafından Meclis Başkanlık Divanına sunulan yazılı önergelerin gereği yapılma sürecindeki iş ve işlemleri takip etmek.
  10. Meclis karar ve Komisyon defterlerinin düzenlenerek kayıt işlemlerinin yapılmasını sağlamak. 
  11. Meclis gündem dosyalarını hazırlamak, 
  12. Meclis üyelerinin huzur haklarının puantajını yapmak ve ilgili birime göndermek, 
  13. Meclis üyelerinin özlük haklarını takip etmek, 
  14. Meclis toplantı salonunun temizlik, tertip ve düzeninin sağlanarak toplantı için elverişli halde bulundurulması, meclis çalışmalarının ilgili mevzuatına uygun olarak düzenlenmesini sağlamak,
  15. Meclis divanın çalışmalarına usul yönünden yardımcı olmak, 
  16. Belediye meclisi toplantılarında 5393 Sayılı Belediye Kanununun 19.maddesine dayanılarak hazırlanan, Belediye Meclisi Çalışma Yönetmeliğinin uygulanmasını sağlamak, 
  17. Meclisince kabul edilen karar, tutanak ve komisyon raporlarının imzalanmış birer asıl nüshalarının dayanakları ile birlikte arşivlenmesi, bunların suretlerinin onaylanarak ilgili birimlere gönderilmesini sağlamak 
  18. Meclis kararlarının usulüne uygun olarak ilan edilmesini sağlamak. 
  19. Mümkün olduğunca görevleriyle ilgili toplantılara (meclis,encümen,disiplin kurulu vs)katılarak çalışmaların sağlıklı bir şekilde yürütmesini sağlamak.

Kararlar şube müdürünün Belediye Encümeni ile ilgili görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır;

  1. Encümende görüşülmek üzere birimlerden encümene havaleli olarak gelen evrakların incelenerek varsa eksiklerinin ilgili birime bildirerek tamamlatılmasını sağlamak, 
  2. Encümene havale edilen yazıların kayda alınarak encümen toplantı gündeminin oluşturulmasını sağlamak, 
  3. Gündemin toplantıdan en az 2 saat önce encümen üyelerine teslim edilmesini sağlamak.
  4. Encümene havale edilmiş olan evrakın kayıt sırasına göre Encümen Karar Özetleri Defterine yazılması ve üyelere imzalatılmasını sağlamak. 
  5. Encümen Kararlarının özet şekilde, Encümen Karar özetleri Defterine numara sırasına göre yazılmasını sağlamak. 
  6. Encümen kararlarının dayanakları ve yasal gerekçelerinin gösterilerek, anlaşılır bir şekilde yazılarak encümen üyelerine imzalatılmasını sağlamak, 
  7. Toplantıya katılan üyelerin tamamı tarafından imzalanan encümen kararlarından birer adet asıl nüshasını dayanak belgeleri ile birlikte bir dosyada tarih ve numara sırasına göre muhafaza edilmesi( Arşivlenmesi)’ni sağlamak. 
  8. Encümen kararlarının ihtiyaca göre çoğaltılıp "Aslı Gibidir" kaşesi basılıp onaylanarak ilgili birime gönderilmesini sağlamak. 
  9. Encümen kararlarının arşivlenmesi ve istenildiğinde ilgililere arşiv evrakı olarak sunulmasını sağlamak, 
  10. 2886 sayılı Devlet İhale Kanunu çerçevesinde yapılan ihalelerde; Encümen İhale Komisyonu sıfatı ile toplandığından, bu konuda alınacak karar ve tutulacak tutanakların bahis konusu kanun hükümlerine göre düzenlenmesi, alınan kararın encümen karar defterine yazılmasını sağlamak,

Kararlar şube müdürünün Ankara Kent Konseyi ile ilgili görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır;

  1. Genel Kurul toplantı gündemini hazırlamak kent konseyi üyelerine duyurulmasını sağlamak. 
  2. Yürütme Kurulu toplantısını hazırlamak alınan kararları yazdırmak imzalanmasını sağlamak 
  3. Çalışma gruplarının gerektiğinde çalışmalarına yardımcı olmak raporlarının Yürütme Kuruluna sunulmasını sağlamak.

Kararlar şube müdürüne bağlı olarak görev yapan meclis işleri şefliğinin görev, yetki ve çalışma konuları şunlardır;

  1. Belediye Meclisince alınan tüm kararlar için yasalarda gösterilen şekil ve süre içinde gerekli işlemleri yapmak.
  2. Başkan tarafından belirlenen olağan ve olağanüstü meclis toplantı gündeminin meclis üyelerine Belediye Meclisi Çalışma Yönetmeliğinde belirtilen haberleşme araçları ile duyurulmasını sağlamak.
  3. Kanun, Tüzük ve Yönetmeliklere uygun olarak ilgili dairelerden gönderilen evrakların yasadaki esas ve usullere uygun olarak, belirlenmiş yasal süresi içerisinde sonuçlandırılması için gerekli çaba ve özeni göstermak,
  4. Meclis toplantısında belediye meclis üyelerince verilen soru önergelerinin cevabını ilgili birimlerle ilişki kurularak hazırlanmasını sağlamak.
  5. Meclis çalışmalarını belirleyen tutanak ve tutanak özetleri ayrı bir dosyada saklanmasını sağlamak, incelemeye hazır bulundurmak.
  6. Meclis üyelerine meclise devamlarını belirlemek üzere Meclis Başkanlığınca tutulan yoklama cetvelinin muhafazasını saklamak. Meclisin her toplantısından evvel yoklama cetvelinin Meclis Başkanına teslim edilmesini sağlamak.
  7. Meclis üyelerinin huzur ücretleri ile ilgili işlemleri yerine getirmek.
  8. Meclis çalışmaları ve alt komisyon çalışmalarının tutanaklarını düzenlemek, komisyon raporları, meclis karalarının başkan ve üyelere imzalatılacak şekilde hazırlamak. 

Kararlar şube müdürüne bağlı olarak görev yapan encümen işleri şefliğinin görev, yetki ve çalışma konuları şunlardır;

  1. Daire başkanlığı personelinin her türlü özlük ve sicil işlerinin takibini yapmak ve kayıtlarını tutmak, 
  2. Görev alanı ile ilgili genelge ve yönetmelikleri muhafaza etmek, 
  3. Müdürlüğe gelen tüm evrakları, evrak kayıt defterine kayıt ettirmek ve evrakın en son gördüğü işleme kadar kayıtlarının işlenmesini sağlamak, 
  4. Evrak Memurunun imza karşılığı alacağı evrakın eksiksiz ve doğru olduğunu incelemek, gelen evrakın havalesini yaptırarak ilgili personele zimmetle verilmesini sağlamak.
  5. Müdürlüğe gelen ve giden evrakın kayıt işlemlerini noksansız takip etmek, 
  6. Kayıt defterini zaman zaman tetkik ederek geciken evrakların neden geciktiğini ilgilisinden öğrenip Müdürlüğe bilgi verilmesinden sorumludur. 

Kararlar şube müdürüne bağlı olarak görev yapan yazman şefliğinin görev, yetki ve çalışma konuları şunlardır;

  1. Encümene girecek evrakı gündem sırasına göre karar defterine işlemek ve sıra numarası vermek,
  2. Alınan kararı anında kısa ve öz olarak ilgili sütuna işlemek ve Encümen Başkanı ve Üyelerine imzalattırmak, karara karşı olan üyelerin karşı görüşlerinin açıkca ve aynen karar defterine yazılmasını ve anında üyenin imzasının alınmasını sağlamak, 
  3. Raportörce düzenlenen gündemlerin zamanında Encümen Başkanı ve üyelere dağıtılmasını sağlamak,
  4. Belediye Meclisi ve Encümen kararlarını ve buna ilişkin dosyaları Müdürlükçe saptanan yöntemle dosyalamak ve muhafaza etmek, 
  5. Tasdikli suretini muhafaza etmek kaydı ile; her türlü dosya ve kararları, tutanakları, defter v.b. evrakları mahkemelere ve inceleme yapacak bilirkişilere amirlerinin yazılı emri ile vermek.