|
|
| Yazı İşleri Şube Müdürlüğü | |
 |
| Celalettin SARGIN |
| Yazı İşleri Şube Müdürü |
1948 Yozgat Doğumlu
Ege Üniversitesi İktisat Fakültesi Mezunu
Evli ve 2 Çocuk Babası |
| celalettin.sargin@ankara.bel.tr | |
| Yazı İşleri Şube Müdürlüğü' nün Görev ve Sorumlulukları |
Yazı işleri şube müdürünün görev, yetki ve çalışma konuları şunlardır:
a) Gelen evrakın teslim alınması, açılması ve havale edileceği birimlere göre tasnif edilip zimmet kaydı yapılarak teslim edilmesini sağlamak.
b)Belediyeye gönderilen veya elden verilen her türlü evrakın kayıt işleminden sonra ilgili birimlere havale edilmesini sağlamak. Belediyece yapılacak dış yazışmaların genel evrak kaydı ile zimmet ve postalanması işlerini yaptırmak.
c) Posta evraklarının dış posta zimmet defterine, elden gidecek evrakın dış zimmet defterine kaydettirilerek, Belediye birimlerine veya belediye dışındaki Resmi kurum ve kuruluşlarla, özel ve tüzel kişilerden oluşan muhataplara gönderilmesini sağlamak.
ç) Gizlilik dereceli evraklar yalnız Daire Başkanı tarafından açılır. Havalesi yapıldıktan sonra tekrar zarflanır. Zarf üzerine kaydı yapıldıktan sonra ilgili birime göndermek.
d) Belediye Başkanının görmesi gereken evrakı Daire Başkanının görüşüne sunmak.
e) Adli ve İdari yargı makamlarından, noter ve icra dairelerinden gelen hukuki nitelikteki yazılar, ihtarnameler ve bildirileri doğrudan hukuk müşavirliğine yönlendirmek.
f) Kurum dışına gönderilmek üzere gelen evrakın incelenmesi eksikler varsa ilgili birimlere bildirilmesini sağlamak.
g) Gönderilecek olan evrakın zarflanması işleminin yapılarak genel evraktan kayıt numarası verilmesini sağlamak.
ğ) Daire Başkanlıklarından gelen ilanların Resmi Gazetede yayımlanmasını ve askı ilanlarının yapılmasını sağlamak.
Yazı işleri şube müdürüne bağlı olarak görev yapan yazı işleri şefliğinin görev, yetki ve çalışma konuları şunlardır:
a) Müdürlüğün demirbaş, kırtasiye, araç ve gereçlerinin alınması, korunması, genel bakım ve onarımlarının yaptırılması ve diğer büro hizmetlerinin yürütülmesini sağlamak,
b) Kendisine bağlı personelin çalışmalarını düzenlemek,
c) İşlemlerin temiz, düzgün ve zamanında yapılmasına özen göstermek,
ç) Müdürlüğün vereceği diğer görevleri yapar, görev ve hizmetin yürütülmesinde, her türlü evrakın takibinden ve muhafazasından Müdürüne karşı sorumludur.
Yazı işleri şube müdürüne bağlı olarak görev yapan genel evrak şefliğinin görev, yetki ve çalışma konuları şunlardır:
a) gelen ve giden evrakların kayıt, dağıtım ve havale edilen birimlere gönderilmesini, postalama ve dosyalama işlemlerini sağlamak.
b) Zarflardan çıkan yazılar ve varsa ekleri kontrol edildikten sonra üzerine alındığı tarih ve genel kayıt sıra numarası ile kayıt yaptırmak,
c) Konusu itibariyle birden fazla birimi ilgilendiren yazıların aslını iş ile ilgili birime, suretlerini diğer birimlere, aslının alındı genel kayıt sıra numarası ile göndermek.
ç) Gelen evrakın, defterine kayıt işlemlerini yaptırmak ve zimmet defterinde işlenerek ilgili yerlere en kısa sürede teslimini sağlamak.
d) Konusu itibariyle önemli ve ivedi görülen evrakın amirin havalesine veya havale emrine göre işlemini yapmak,
e) Gizlilik dereceli yazıları, daire başkanı tarafından açılmak üzere amirine teslim etmek ve havalesi yapıldıktan sonra tekrar zarflayıp kaydını yaparak ilgili yere gönderilmesini sağlamak,
f) Adli ve idari yargı makamlarından, hakimlerden noter ve icra dairesinden gelen hukuki nitelikteki yazı, ihtarname, bildiri vb. evrakın doğrudan doğruya hukuk müşavirliğine yönlendirilmesini sağlamak. Adli tebligat vb. evrak alınmış ise, evrak yada zarfın üzerine tebliğ tarihi belirtilerek aynı gün Hukuk Müşavirliğine iletmek. | | |
|
|
|