Özel kalem müdürü; bu yönetmelikte, birimlere genel hükümlerle verilen görev, yetki ve sorumluluk kapsamında başkana bağlı olarak başkanın vereceği görevleri yapar.

1- Başkanlık Makamı tarafından verilen görevleri yapmak, söz konusu görevlerle ilgili resmi yazışmaları yürütmek, dosyalar düzenlemek ve muhafaza etmek.

2- Belediye Başkanının protokolle ve vatandaşla olan görüşmelerini sağlamak ve randevu taleplerini iletmek.

3- Belediye Başkanının imzalaması, onaylaması gereken evrakların sunulmasını ve ilgili birimlere iletilmesini sağlamak.

4- Belediye Başkanının emirlerini ilgili belediye ve birimlerine iletmek ve sonuçlarını takip etmek.

5- Başkanlığa ulaşan her türlü dilek, şikayet, öneri ve benzeri konuların izlenmesi ile sonuçlarından ilgililere en kısa zamanda bilgi verilmesini sağlamak.

6- Belediye Başkanının emirleri doğrultusunda tüm birimlerin çalışmalarını günlük veya haftalık faaliyetler halinde hazırlatarak, Belediye Başkanına iletilmesini sağlamak.

7- Başkanlıkça istenecek veya başkanlığa sunulacak konularla ilgili, verilmesi müdürlükçe zorunlu ve yararlı görülecek tamamlayıcı bilgi ve dökümanların sağlanması ve konularla ilgili gerekli derleme, araştırma ve incelemelerin yapılması veya ilgili birimlere yaptırılmasını sağlamak.

8- Başkanlık tarafından yayımlanan genelgelerin dağıtımını sağlamak, takip etmek ve gerekli dosyalama, ciltleme işlemlerini yürütmek.

9- Başkanlık ve Müdürlüğün gerekli olan her türlü demirbaş eşya ve kırtasiye vb. malzemelerin tedariğinin sağlanması ile ilgili gerekli yazışmaları yapmak ve bununla ilgili kayıtları düzenlemek.

10- Belediye Başkanının vereceği tüm görevleri kanun, tüzük, yönetmelik ve esaslar doğrultusunda yerine getirmek.

11- Büyükşehir Belediyesinin davetlisi olarak belediye hizmetleri ile ilgili yapılacak toplantılara katılmak üzere yurt içinden, gerekse yurtdışından gelecek olan belediye konuklarının yeme, içme, barınma, ulaşım ve ağırlanması ile ilgili gerekli düzenlemeleri yapmak.